تتضمن كتابة الاقتراح أكثر بكثير من مجرد وضع الكلمات معًا ... عليك التأكد من أن مستند الاقتراح الخاص بك يبدو احترافيًا وأنه يصل إلى العميل في الوقت المحدد. يمكن أن يكون لديك أفضل عرض في العالم ، ولكن إذا تم تقديمه بعد الموعد النهائي ، فمن المحتمل جدًا أنه لن يتم النظر فيه - خاصة في مشتريات القطاع العام.
إذن ما الذي ينطوي عليه إعداد عرض؟ إنها مجرد مسألة طباعتها وإرسالها ...
الكلمات الدالة:
المقترحات ، كتابة الاقتراح ، المبيعات ، الإنتاج ، الوثيقة
نص المقالة:
تتضمن كتابة الاقتراح أكثر بكثير من مجرد وضع الكلمات معًا ... عليك التأكد من أن مستند الاقتراح الخاص بك يبدو احترافيًا وأنه يصل إلى العميل في الوقت المحدد. يمكن أن يكون لديك أفضل عرض في العالم ، ولكن إذا تم تقديمه بعد الموعد النهائي ، فمن المحتمل جدًا أنه لن يتم النظر فيه - خاصة في مشتريات القطاع العام.
إذن ما الذي ينطوي عليه إعداد عرض؟ إنها مجرد مسألة طباعتها وإرسالها أليس كذلك؟ نعم أحيانًا - ولكن قد تكون هناك أشياء أخرى يجب وضعها في الاعتبار. فيما يلي قائمة سريعة بكل الأشياء التي يجب عليك مراعاتها:
الاقتراح - من الواضح أن الوثيقة النهائية هي أول شيء تحتاجه في مكانه. تأكد من أن هذا هو المستند النهائي - أي مراجعة للفريق الأحمر يجب أن تكون قد اكتملت بالفعل في إصدارات المسودة.
إثبات القراءة - يعد إهمال القراءة من أكبر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها. لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للقيام به بشكل صحيح ، على الرغم من أنه غالبًا ما يكون أول شيء يجب فعله عندما ينفد الوقت. ومع ذلك ، إذا لم يتم إجراؤها بشكل صحيح ، يمكن لخطأ بسيط واحد في المكان الخطأ أن يدمر كل احتمالات منح العقد فعليًا.
الطباعة - غالبًا ما تستغرق الطباعة وقتًا أطول مما تتوقع. تأكد دائمًا من وجود الكثير من مسحوق الحبر أو حبر الطابعة. امنح وقتًا إضافيًا إذا كنت تطبع بالألوان وتحقق مسبقًا من عدد النسخ التي تحتاجها - واترك وقتًا إضافيًا. من الجيد أيضًا أن يكون لديك نسخة احتياطية في حالة حدوث خطأ - ابحث عن محل طباعة محلي حيث يمكنك طباعة المستندات. في الواقع ، إذا كان بإمكانهم إنتاج مستندات عالية الجودة على أجهزتهم ، ففكر في الاستعانة بمصادر خارجية لإنتاج المستندات الخاصة بك.
التجليد - تأكد من أن لديك المعدات والمواد الاستهلاكية في المخزون. لا تستخدم دائمًا أرخص خيار ملزم. يرسل المستند ذو المظهر الرائع رسالة فورية إلى المشتري حول الجودة والقيم الخاصة بك.
التعبئة والتغليف - تأكد من أن لديك مغلفات كبيرة بما يكفي. هل قدم العميل ومغلفًا أو ملصق يجب عليك تضمينه في العطاء. تحقق دائمًا من وثائق العطاء للتحقق من العنوان الذي يجب إرسال المستند إليه - قد يكون مختلفًا عن العنوان الذي تستخدمه عادةً لهذا العميل
الحصول عليها هناك - انتظر دائمًا وقت التسليم واحصل على إثبات للطوابع البريدية. إذا تم الانتهاء من الاقتراح قبل يوم واحد ، فأرسله مبكرًا بيوم. لا تترك الأمر حتى اللحظة الأخيرة. إذا كنت تستخدم خدمة البريد السريع ، فتأكد من أنها تتمتع بسمعة طيبة.
فكر في المدة التي ستستغرقها هذه الأمور في مؤسستك وخطط لها. تأكد من أن الموعد النهائي لاستكمال الاقتراح يأخذ في الاعتبار الوقت الذي ستستغرقه هذه الأنشطة. اترك دائمًا وقتًا للطوارئ - سيحدث خطأ ما !!
خطط لإنتاج المستندات الخاصة بك كجزء من عملية إدارة العطاء. استخدم "خطة تطوير العطاء" في "تعلم كتابة العروض" (www.learntowriteproposals.co.uk) مجموعة أدوات إدارة العطاءات. سيساعدك هذا في التخطيط لعملية إنشاء المستندات وإنتاجها بالكامل وتجنب اندفاع اللحظة الأخيرة.