هل تحتاج إلى تقليل تكلفة ممارسة الأعمال التجارية؟ يمكن أن يؤدي استرداد الشيكات الإلكترونية وتوحيدها إلى خفض النفقات التشغيلية بشكل كبير. يمكن تطبيق هذا بشكل كبير على المدارس والكليات والجامعات التي تتلقى وفرة من الشيكات المرتجعة.
الكلمات الدالة:
استرداد الشيكات الإلكترونية ، وجمع الشيكات المرتجعة ، وتوحيد الشيكات ، وشيكات NSF
نص المقالة:
حقوق النشر 2006 وليام هاميلتون
على مدار العام ، يحتفظ المسؤولون الماليون في الكليات والجامعات ذات السنتين والأربع سنوات في جميع أنحاء الولايات المتحدة بـ "قوائم الرغبات" الخاصة بهم والتي تتضمن حتماً منح البناء وخفض التكاليف التشغيلية. بينما قد يتأثر دفتر الأستاذ المحاسبي بالتغييرات في الرسوم الدراسية ودعم الصندوق الحكومي والخاص وجودة الاستثمارات ومجموعة من العوامل الأخرى ، هناك طريقة بسيطة لمساعدة الآلاف من المسؤولين الأكاديميين على خفض النفقات التشغيلية لمدرستهم. يمكن أن يساعد برنامج توحيد الشيكات واستردادها في الحفاظ على تدفق الأرباح المستمر للمدارس - وهو أمر ضروري حتى للمؤسسات غير الهادفة للربح!
تخيل مدير مكتب البورصة يحصل على كمية متزايدة من الشيكات المرتجعة. قد يفكر هذا المدير ، بالتنسيق مع مسؤولين آخرين ، في التخلي عن خيار الدفع بشيك ، مستاءً من أ) تكبد رسوم بنكية عالية لشيكات العائد (والتي تتراوح عادةً من 5 دولارات إلى 30 دولارًا) ؛ ب) عدم تلقي التعويض المستحق. ج) قضاء وقت ثمين في محاولة تحصيل الديون أو الاستعانة بوكالات تحصيل باهظة الثمن. التحقق من التوحيد والتعافي يمكن أن يخفف من مصادر الإحباط هذه.
توحيد الشيكات هو آلية مثالية لتقليل رسوم بنك الشيك المرتجع. هنا ، يقوم موظف المدرسة بمعالجة أي شيك بمصادقة عنصر إرجاع خاص ، وتغيير بنك الإيداع الأول بختم بسيط على ظهر الشيك. في الظروف غير المرغوبة التي يرفض فيها البنك الدافع (أي بنك محرر الشيك) الدفع بسبب عدم كفاية الأموال ، يذهب هذا الشيك إلى بنك معين خاص وليس إلى البنك التابع للمدرسة. من الواضح ، نظرًا لأن الشيك لا يعود إلى بنك الكلية أو الجامعة ، فإن المدرسة لا تتحمل رسومًا أعلى من البنك الذي تتعامل معه. يمكن للبنك المعين عادةً أن يتقاضى 3 دولارات أو أقل مقابل أي شيك مرتجع ، مما يمثل مدخرات مهمة.
يتم تضخيم المدخرات إذا كانت المدرسة لديها مواقع متعددة. يمكن دمج شيكات NSF الخاصة بكل موقع وإرسالها إلى هذا البنك المعين. لا يتمتع مسؤولو المدرسة فقط بخصم كبير على هذه العناصر المرتجعة ، لكنهم يتلقون عادةً تقارير إلكترونية شاملة عن جميع فحوصات NSF. يمكن للبنك المعين إما إعادة شيكات NSF بالبريد إلى المدرسة أو تسهيل عمليات التحصيل الإلكترونية (وهي عملية تسمى الاسترداد الإلكتروني). نظرًا لأن الخدمة مجانية ، يبدو من الحكمة لأي ممثل مدرسة السماح لهذا البنك أو المعالج التابع له بمحاولة استرداد الأموال المستحقة.
في حالة طلب المجموعات الإلكترونية ، يتم إدخال جميع عمليات التحقق من NSF في قاعدة بيانات وإعادة إرسالها إلكترونيًا حتى مرتين إضافيتين من خلال شبكة Automated Clearing House (ACH). عندما يتم جمع الأموال وتحريرها ، تتلقى المدرسة 100٪ من القيمة الاسمية للشيك. بالإضافة إلى ذلك ، تمنح بعض الشركات المدرسة نسبة مئوية من رسوم المعالجة التي تسمح بها الدولة. (يتم تقييم كاتب الشيكات السيئة ، وليس المدرسة نفسها ، على رسوم معالجة تفرضها الدولة ، وعادة ما تكون 25 دولارًا).
إذا ثبت عدم نجاح محاولات التحصيل الإلكتروني ، يمكن إعادة توجيه شيكات NSF إلى قسم التحصيل. عند التحصيل ، قد تستمر المدرسة في تلقي 100٪ من القيمة الاسمية للشيك.
عند الاشتراك في هذه الخدمات ، قد يتبنى مسؤول مالي المدرسة الآن مفهوم "أفضل الأشياء في الحياة مجانية". يقوم / تقوم بتخفيض رسوم بنك الشيكات المرتجعة ، ويؤمن محاولات إلكترونية مجانية في تحصيل شيكات NSF ثم ، إذا لزم الأمر ، "يستأجر" خدمات وكالة تحصيل بدون تكلفة.
يجب أن تقلل هذه البرامج بشكل كبير من النفقات التشغيلية وتعظيم التدفق النقدي لأي مؤسسة أكاديمية. في الواقع ، لم يعد من الضروري اعتبار الشيكات "شرًا ضروريًا" لممارسة الأعمال التجارية في "البرج العاجي".