في الجزء الأول ، ناقشنا نظامًا يمكنك استخدامه لتنظيم مكتبك. سنناقش في هذه المقالة المواد اللازمة لتنفيذ هذا النظام.
سوف تحتاج إلى العناصر التالية لنظام مكتبك. التقويم / مخطط يومي؛ ملف الأكورديون (1-31) ؛ ملفات مانيلا مع أشهر السنة (أو يمكنك تكوينها بنفسك - أرخص بكثير) ؛ ملفات معلقة ملفات مانيلا ؛ صناديق ومغلفات (9 × 12).
سيتضمن التقويم / المخطط اليومي جميع المواعيد والاجتماعات والمواعيد النهائية للمشروع.
سيحتوي ملف الأكورديون بتاريخ 1-31 ، جنبًا إلى جنب مع ملفات مانيلا مع أشهر السنة ، على المواد التي دغدتها. ملف Tickler هو نظام شائع جدًا في المكاتب القانونية. يتم دغدغة أي مواد تحتاج إلى العمل وفقًا لها في تاريخ معين ، عادةً قبل أسبوع واحد. كما أنها تستخدم للاجتماعات الموحدة. على سبيل المثال ، إذا تم إجراء اجتماعات فريق العمل يوم الجمعة ، فضع مجلد مانيلا بعنوان اجتماع الموظفين في خانة الجمعة ، وضع أي عناصر جدول أعمال أو عناصر اجتماع في المجلد. تذكر أن تدغدغه في اليوم السابق للاجتماع ، إذا كنت بحاجة إلى وضع جدول الأعمال ، أو إعطاء عناصر جدول الأعمال لشخص آخر. هذا النظام ممتاز أيضًا في جمع المعلومات لاجتماعات العملاء. سيعمل هذا النظام أيضًا على منحك مكتبًا نظيفًا ، حيث يمكنك وضع عناصر المهام لليوم التالي في ملف دغدغة الخاص بك. كما أنها تستخدم في تدوين ملاحظات لنفسك لمتابعة بعض العناصر.
المجلدات المعلقة والمانيلا مخصصة لملفاتك. الصناديق مخصصة لسجلاتك وملفاتك ليتم تخزينها في نهاية العام.
تُستخدم المغلفات 9 × 12 لحفظ الإيصالات والشيكات الملغاة والمصاريف وكشوف الدخل. يجب عليك تسمية مغلف واحد "الدخل" ووضع صحيفة الدخل الخاصة بك في الملف وملاحظة عند وصول أي شيكات. قم بتسمية مظروف آخر على أنه "مصروفات" وأدخل فيه جميع إيصالات الشراء والشيكات الملغاة وأي نفقات أخرى تولدها. في نهاية الشهر قم بجمع المجاميع الشهرية. أضع الشهر على الظرف وأقسم نفقاتي إلى فئات ، مثل الإمدادات ، والهاتف ، والمرافق ، والنسخ ، والطوابع البريدية ، وما إلى ذلك ، وأضع التكلفة الإجمالية بجوار الفئة ثم الإجمالي النهائي. في نهاية حصيلة كل شهر ، قم بتثبيت مشبك ورق أو إيصالات ذلك الشهر معًا ، وضعها مرة أخرى في المغلف وملف الشهر التالي. نظرًا لأن معظم الأفراد العاملين لحسابهم الخاص يدفعون ضرائب تقديرية كل فترة 3 أشهر ، فسيكون للمغلفات 3 أشهر عليها ، على سبيل المثال ، أكتوبر ونوفمبر وديسمبر. تذكر حزم العناصر كل شهر على حدة. قم بإغلاق الأظرف ، وحفظها ، وبعد ذلك تكون جاهزًا لحساب المبلغ الذي ستدفعه لمصلحة الضرائب عن الفترة المقدرة التالية.
في ديسمبر من كل عام:
1. صندوق متابعة ملفات السنوات الماضية.
2. عمل ملفات معلقة جديدة ومجلدات مانيلا للعام الجديد. إذا كنت بحاجة إلى برنامج تسمية ، فإن Avery Pro لليزر ممتاز. إنه سهل الاستخدام ، يمكنك استيراد الملفات من برامج معالجة الكلمات الشائعة ولديه مدير قاعدة البيانات الخاص به ، والذي سيسمح لك بإعادة تشغيل هذه الملفات نفسها للعام المقبل.
3. أدخل جميع الاجتماعات القياسية في تقويمك أو مخططك للسنة القادمة.
4. ضع كل دخلك ونفقاتك والسجلات الأخرى التي تحتاجها لإعداد الضرائب في مربع واحد. قم بتشغيل برنامج جداول البيانات أو البرنامج المالي الخاص بك لمعرفة الدخل والمصروفات الخاصة بك لهذا العام. ضع ميزانية للسنة القادمة ، ورقة توقعات لتحديد عدد العملاء الذين تحتاجهم لزيادة الأرباح ، وخفض أي نفقات خارجية.
سيمكنك اتباع هذا النظام من قضاء المزيد من الوقت في تنمية أعمالك. حظا طيبا وفقك الله. لمزيد من استراتيجيات التنظيم وإدارة الوقت لعملك ، تحقق من موقعنا على الإنترنت.
حقوق النشر 2000 ، DeFiore Enterprises.
ZZZZZZ