ستؤمن الإجراءات التالية مكتبًا منظمًا وجيد الإدارة.
1. احصل على ورقة يومية. يتكون هذا في نهاية اليوم. قد يكون لديك عناصر متبقية من اليوم السابق ، ضع هذه العناصر أولاً واعمل من هناك. إذا كنت تقوم بالإيداع على أساس يومي ، قم بإضافتها إلى القائمة. خطط لتقديم ملف في نهاية اليوم أو قبل / بعد استراحات الغداء. يؤدي القيام بذلك يوميًا إلى تجنب "متلازمة البواسير". يجب أن تتضمن هذه القائمة أيضًا أي استراتيجيات تسويقية تستخدمها. سيضمن لك ذلك تخصيص وقت لتنفيذها.
2. احصل على ورقة هدف أسبوعية تقوم بمراجعتها في نهاية أسبوع العمل وإنهاء أي مشاريع معلقة ، والتحقق من الإمدادات ، والإيداع ، وعمل الفواتير ، ومراجعة الأهداف التي قمت بإعدادها في خطة عملك. ستتضمن هذه الورقة أيضًا المكالمات الهاتفية المتبقية لإجراء أو التسويق أو المراسلات التي تحتاج إلى إنهاءها.
3. يجب أن تتضمن أهدافك وإجراءاتك الشهرية ما يلي: الإيداع ، وإعداد الفواتير ، وتسوية كشوف الحسابات المصرفية ، وتكاليف الأميال ، وتكاليف آلة التصوير ، وتكاليف البريد ، والإيرادات والمصروفات في الشهر. تحقق من الإمدادات الخاصة بك واطلب ، إذا لزم الأمر. ستشير مقارنة دخلك ونفقاتك للشهر إلى ما إذا كنت بحاجة إلى إجراء أي تغييرات أو تعديلات على خطتك التسويقية للشهر التالي أم لا. تقويم أي أحداث قادمة. تكوين مظاريف دخل ومصروفات جديدة. اسحب دغدغة الشهر التالي وضع المواد في اليوم المناسب. قم بإعداد ملف كرون الخاص بك للشهر.
4. تحقق من منافسيك على فترات ستة أشهر. هل يرفعون أسعارهم؟ ما نوع التسويق الذي يستخدمونه؟ هل يقدمون خدمات جديدة؟
5. قم بأحد الأشياء التالية مع كل قطعة من الورق تعبر مكتبك: تصرف عليها أو اقرأها أو ارمها أو ارمها. تأكد من أنك في حاجة إليها ، قبل حفظها.
6. قم بإعداد نظام بريد. استخدم مجلدات ملونة مختلفة لتصنيف البريد الذي تتلقاه. على سبيل المثال ، الأحمر - تحتاج إلى التصرف (كتابة خطاب ، إجراء مكالمة هاتفية ، إلخ) ؛ الرمادي - لمعلوماتك ؛ أصفر - الاجتماعات والأحداث القادمة ؛ الأخضر - محاضر الاجتماعات الأخرى والنشرات الإخبارية والتقارير وما إلى ذلك ؛ أسود - منشورات ومواد دعائية. تذكر ختم التاريخ الذي تم استلامه على جميع البريد ، والمتابعة في أسرع وقت ممكن ، إذا لزم الأمر. يمكن تعديل هذا النظام للشركات التي لا تتلقى كمية كبيرة من البريد. سيساعد هذا النظام الموظفين على تحديد أولويات العمل.
7. قم بإعداد مجلد للقراءة. اقرأ هذه المادة أو تصفحها أثناء الغداء ، أو الاستراحات ، أو أثناء ساعات العمل البطيئة أو التي لا تتكرر. قم بإنشاء ملفات بفئات محددة لتلك المقالات التي تريد الاحتفاظ بها كمرجع. تحقق من هذه بشكل دوري (كل 3 أشهر) لمعرفة ما إذا كانت المعلومات لا تزال محدثة.
8. لتقليل تكاليف الإيداع والورق. قم بإعداد نظام حفظ الملفات كرون. يحتوي ملف chron على أي مراسلات قمت بإنشائها لفترة زمنية محددة. عادة ما يتم تكوينها على أساس شهري. على سبيل المثال ، قم بتسمية ملف January Chron ، وضع أي مراسلات قمت بإنشائها لذلك الشهر في الملف. بالنسبة لمعظم المكاتب ، يتجنب هذا النظام الاضطرار إلى تكوين ملفات العميل بقطعة واحدة من الورق بداخلها. ومع ذلك ، تحتفظ بعض المكاتب بنسخة إضافية في ملف العميل. افعل هذا فقط إذا كان عليك ذلك.
سيناقش الجزء الثاني من هذه المقالة ما ستحتاجه لتنفيذ هذا النظام. لمزيد من استراتيجيات التنظيم وإدارة الوقت لعملك ، تحقق من موقعنا على الإنترنت.
حقوق النشر 2000 ، DeFiore Enterprises.
ZZZZZZ